지동아빠의 모바일 이야기

해야할 일들이 뒤죽박죽이거나, 종종 일할 타이밍을 놓치는 경험을 갖고 있다면 GTD를 추천해드립니다.

GTD (Getting Things Done) 은 David Allen이 동명의 저서(한글번역서)에서 할일 관리의 방법론으로 언급한 것입니다.

GTD를 활용하게 해주는 소프트웨어는 정말 많습니다. 디지털이 아니더라도 포스트잇과 카드, 파일 등의 여러가지 방법으로 할 수 있습니다. 마인드맵을 동원해도 훌륭하게 활용할 수 있습니다.

자세한 방법은 GTD (Wikipedia) 소개 글이나 Palm을 통한 활용법 소개를 참조해 보시기 바랍니다.

경험으로 비춰보건데,
처음 활용하실 때는 가급적 디지털을 사용하지 않고, GTD의 패턴을 익히는데 집중하는 것이 좋습니다.


소프트웨어 프로그램에 처음부터 의존하게 되면, 자칫 툴이 제한하고 있는 것에만 익숙해지기 쉽니다.

그리고, GTD를 익숙하게 하기 위해서, 눈에 가장 잘 띄는 곳에 GTD Workflow를 붙여두시는 것을 추천합니다.
(바탕화면으로 만들어서 제공하는 것도 있습니다.)

맥을 사용하신다면, Things라는 어플리케이션 사용해 보시는 것을 추천드립니다.
아이폰용 어플도 있습니다. GTD의 개념에 가장 충실하게 만들어진 소프트웨어들 중의 하나입니다.

저는 오랜동안 Outlook에서 사용하던 것을 뒤로 하고,
얼마전부터 Google Calendar와 iCal 그리고, Things로 사용하고 있는데요.

Outlook에서는 메일,할일,일정이 깔끔하게 통합되는 점이 상당히 매력있었는데, Outlook만큼 통합된 녀석은 없는 것 같습니다.

또 한가지,
GTD가 MindManager와도 깔끔하게 Import/Export 된다면 정말 좋겠다는 아쉬움(?)이 듭니다.

더 나아가서, 시간을 효율적으로 관리하고자 한다면 GTD만으로는 약간의 아쉬움이 남습니다. 이런 분들이라면, oojoo님의 시간관리특강을 추천드립니다.

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Perfect Work Time (PWT, 완전작업시간)

어떠한 작업이 외부 방해요인이나 걸림돌없이 순수하게 그 작업에만 몰두했을 때
작업이 목표를 만족하여 완료되는데 소요되는 시간을 말한다.

일정을 위해 소요시간을 추정할 때는
가급적 정확히 하기 위해, 우선 이 시간을 계산해내야 한다.

그러나, PWT는 현실적인 시간이 아니다.
이 시간이 현실적인 시간과 거의 일치하도록 하는 것이 리더와 조직력의 역할이라고 본다.

즉, 개인적인 일의 경우는 가급적인 정기적인(지정한) 시간에만 하도록 정례화시켜서
다른 사람들이 예측할 수 있도록 하면, 담당자 부재로 인한 의사소통 단절을 어느정도 해소할 수 있다.

뿐만 아니라, 다른 작업의 지원이나 외부 미팅, 외부 지원 등의 작업도
업무의 일종이니 만큼 공식적으로 인정할 필요가 있다.

그 작업 하나는 그때뿐일지 몰라도, 그런 일들은 언제나 산재해 있다.
그러니, 가급적 자신이나 조직이 수행하는 작업들의 소요시간을 추정해서,
일정을 산정할때에
저런 산발적인 그러나, 꾸준히 발생하는 작업들에 대해서도 고려해 줘야 한다.
(이렇게 하라고, 하면 대략 여유를 몇%로 두는 걸로 해치우는 경우가 생기는 데,
그렇게 얼렁뚱땅할 바엔 안하느니만 못하다.
일어날 수 있는 것들을 예측해서 정의해 주되, 돌발적인 것들에 대해서는 추후 갱신해 주고
관련자 모두가 그로 인한 상황변화를 알 수 있고, 자신의 업무에 반영할 수 있도록 해줘야 한다.)

예를 들면, 산출물 작성하는 시간은
아예 도깨비 방망이 휘두르면 나오는 냥, 일정 어디에도 없는 경우가 많은데..
이런 것은 대단히 곤란하다.

또한, 주간회의를 오전나절을 다 까먹어가며 하면서
작업시간은 굉장히 긴박하게 잡는다면 이것또한 되지도 않을 일정을 잡은 것이다.

대개의 경우,
일정을 잡는 방법만 잘 해줘도, 아주 정확한(현실적인) 일정이 나온다.

또한, 리더가 조직의 업무를 조율할 때,
최대한 투명하게(담당자가 아닌 관련자가 예상하는 것과 실제가 일치하게)
업무를 드러내게 하거나, 버릴 수 있게 하는 것이다.

물론 버리는 방법 - 난 보통 게임을 알려준다. 그 게임에 동전을 투입해야 하는데, 그 동전은 바로 자신의 업무다...어떻게 해야할 지 결정할 업무. 그 게임을 하고나면 어떻게 해야하는 지 해답이 나온다. -과 드러내게 하는 방법이 중요하다.

이러한 방법은 업무를 하나 더 하기 위한 방법보다 더욱 유용하다.
업무를 적게 하고도 목표에 더 잘 다가갔다면,
그만큼의 여유는 개인과 조직에 훌륭한 자원이 되줄 것이다.

추. 언제 시간이 되면 몇가지 게임이나 도구를 소개해 보겠다.
    (일정을 잡고, 관리하기 위한)

추추. 어떤 리더는 이렇게 말한다.
       "그래서 네가 하는 다른일까지 감안해서, 얼마정도 걸릴거 같어?"

       이거 무지하게 곤란한 느낌이다.
       동료와 일하는게 귀찮다는 건지. 난 잘모르겠으니, 네가 책임지고 일정을 제시해보란 건지.
       정말 무성의한 리더의 전형적인 모습이다.
       "그래 난 관리자고, 넌 실무자야." <-- 이런 생각인가?

       이럴거면, 조직을 위해 리더 때려쳐라~ 나이 많다고 리더하지 말란 말이다.

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